勘定科目は何でもいい?!決まり・ルールはない、自分が管理しやすいように自由に決めるべき!

個人事業主で、青色申告の届出をして、さてこれから帳簿をつけよう!としたときに、勘定科目って色々あるけど、どれを使えばよいのか分からない!と悩まれる方必見です。
実は、勘定科目って、この場合にはこの科目を使いなさい!っていうルールはなく、どの科目でも好きなように使っていいのって知ってましたか?

勘定科目は自由に設定してよい!

帳簿をつけ始めた時、勘定科目を正しく選ぶにはどうすれば・・・と迷われてしまわれる方がいらっしゃるのですが、実は正解はありません。
勘定科目の選択ってかなりゆるーい感じ許されてて、正直何でもアリです。

例えば税務調査があった場合、利益が変わらない限り勘定科目が間違っている、と指摘されることは、まずありません。
何故かというと、調査官の目的は、申告すべき売上が除外されているのをみつけたり、経費のなかに仕事には関係ない家事費をみつけたりして、税金を多くせしめることだからです。
極端な話、「電話代」が「修繕費」に入っていようが、「雑費」に入っていようが、「租税公課」に入っていようが、どうでもいいのです。
間違っていますよーと指摘されたって、あ、そうですか、税金が増える訳じゃないから、来年から直しますね、で済んじゃう話なのです。
要は収入については漏れなくきちんと申告し、経費については仕事に関係のあるものだけが申告さえしていれば、勘定科目はなんでもいい、ということです。

しかし、ここで注意してほしいのは、あくまでも「損益が正しくなるように記帳されている」ことが大事です。
例えば、120万円の車を買った場合に、自分としては、車は消耗品として認識してるから、「消耗品」でいいや、と処理してはダメです。
10万円を超えるものは、「固定資産」として扱わなければならないことが法律で決まっているからです。

補足
損益計算書(収支計算書)に入れる経費だったら、損益計算書内での勘定科目なら何でもアリ。
ただし、資産計上すべきものを損益計算書の科目で処理してしまったりなど、損益が正しくなくなってしまうとダメ

最低2年間は同じ科目を使おう

じゃあ、損益計算さえしっかり出来ていれば、科目なんててきとーに入れちゃえばいいか、ていうか、科目なんて別にいらないじゃん、という話になってしまうのですが、たしかに法律上は全く問題ありません。
この考えは、所得税に限らず、法人税でも同じです。

しかしもし、「電話代」が「修繕費」や「雑費」や「租税公課」に入っていた場合、今年一年間の電話代っていくら使ったんだろう?ってあとから見返した時分かりやすくなっているでしょうか?
はたまた、1月の電話代は「通信費」、2月は「雑費」、3月は「旅費交通費」などと、科目がバラバラになっていたら、年間使った金額ってわかりやすくなっているでしょうか?
記帳というのは、後々振り返ることを前提にして作るべきものです。
一度「この経費はこの科目」と決めたら、2年間は継続しましょう。コロコロと変えてしまうと、後々見返した時に、結局いくら使ったのか??が分からなくなってしまいます。

そして、2年間継続しましょうと書いたのは、ほぼすべての会計ソフトは、前年比の損益計算書が出せます。
2年間継続することによって、去年使った金額との「差」を把握することができます。
1年ごとに勘定科目を変えてしまうと、去年との「差」を比較することができません。
なので、2年間は継続したほうがよいのです。

自分がどう管理したいのかということを考えて設定することが大事

例えば、車関係の経費について考えたいと思います。
車を所有していると、ガソリン代、自動車税、自動車保険、車検代、などなど色々な種類の経費が発生します。
これらの経費についても、それぞれ、「旅費交通費」、「租税公課」、「保険料」、「修繕費」と分けなければならないのでしょうか。

正解は、「自分がどう管理したいのか」です。

自分が商売をしているうえで、「税金をいくらトータルで払っているのか」を把握したい場合には、自動車税は「租税公課」の勘定科目を使うべきですし、「保険料をいくらトータルで払っているのか」を把握したい場合には、自動車保険を「保険料」の勘定科目を使うべきです。

一方、自動車を持つことによって、「車に係る費用がいくらトータルでかかっているか」を把握したい場合には、ガソリン代、自動車税、保険料、車検代、すべての経費を「車両費」の勘定科目でまとめてしまった方がよいかと思います。

また、「電車などの公共交通機関も含めていくらトータルで交通費」がかかっているのか、ガソリン代だけを「旅費交通費」、その他もろもろの車関係費用を「車両費」にまとめる、といった処理もアリです。

自分が今後どうやって管理していきたいのか、といった考えが非常に重要です。

記帳は人任せにせずに、「自分」で記帳しよう。記帳したら振り返ろう。

そのためには、「自分」が記帳することが肝心です。

税理士などの人任せで記帳を丸投げしてしまうと、出来上がった決算書のどの科目に、何の経費が入っているのかが分からなくなってしまいますし、自分が管理したい切り口での比較ができなくなってしまいます。

そして記帳が終わったら、過去と比較してみましょう。
対前年比ではどうだったのか、とか、毎月の推移を並べてみて、上がり基調にあるのか、下がり基調にあるのか、を検証してみましょう。そして、今後どうやっていくべきか、を考えましょう。

自分で記帳するのは時間もかかるし、確かに大変です。誰かにやってもらえれば、楽になります。
しかし、「自分の考え」で記帳していかなければ、数字(お金)のコントロールはできません。
人任せにせず、「自分の考え」に基づいて、記帳して、お金の管理をしてみてはいかがでしょうか。

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小幡剛史(おばたたけし) 1984年5月15日生 2018年12月に独立した30代のさいたま市浦和区の税理士です。 クラウド会計を活用して経理効率化が得意です。 二児の父です。 週末はスーパーに開店前から並んで、賞味期限ギリギリ激安おつとめ品をゲット!することが最近のマイブームです。 趣味はバイク(ゼファー750RS)・写真(NikonD610)・家庭園芸・DIY・レザークラフト・山登りです。